Mit dem im Pre­mi­um-Plan enthal­te­nen Werkzeug Glob­i­Flow läßt sich das The­ma Zeit­er­fas­sung inner­halb von Podio erledi­gen. Die Track­ing-Dat­en wer­den in Podio erzeugt und ste­hen so unmit­tel­bar für die Inte­gra­tion in Work­flows, Auswer­tun­gen, PDF-Erstel­lung etc. zur Ver­fü­gung.

Zeiterfassungsbögen als Liste

Zeit direkt am Podio-Eintrag im Kontext erfassen

Warum nicht ein­fach par­al­lel zur Arbeit mit Podio einen der zahllosen erhältlichen Time Track­er laufen lassen? Weil wir keine dop­pelte Daten­hal­tung betreiben wollen und nicht jeden Podio-Ein­trag, an dem wir arbeit­en, zusät­zlich in der Time Track­ing-Soft­ware anle­gen — oder, wenn wir uns diese Arbeit (natür­lich) nicht machen, nur grob die Uhr laufen lassen und die erfaßte Zeit dann unseren Ein­trä­gen auf Podio nicht zuord­nen kön­nen.

Wir arbeit­en in Podio, also wollen wir auch direkt in Podio erfassen. Wir wollen die Zeit an der detail­liertest-möglichen Stelle erfassen, näm­lich am Podio-Arbeits-Ein­trag. Die Dat­en sollen dort entste­hen, wo die Arbeit stat­tfind­et. Wir wollen direkt in Podio auswerten und Berech­nun­gen anstellen, wir wollen die Zeit­er­fas­sung in Work­flows ein­binden, wir wollen direkt aus Podio her­aus abrech­nen — let­zteres wäre allerd­ings ein The­ma für einen eige­nen Blog­post, aber die Stun­den­er­fas­sung ist für die meis­ten Dien­stleis­ter nach wie vor die Grund­lage hier­für.

Time Sheet

Eine Podio-Erweiterung zur Zeiterfassung kaufen? Podio und einen Time Tracker integrieren?

Die vorhan­de­nen Exten­sions (teamdeck, TMet­ric, Time Doc­tor, Time­Camp etc.) bieten in den meis­ten Fällen eine Erfas­sung direkt am Podio-Ein­trag. Das ist natür­lich bess­er als eine dop­pelte Daten­hal­tung per Hand oder Ex- und Import — aber immer noch eine dop­pelte Daten­hal­tung. Dop­pelte Daten­hal­tung, die nicht umson­st ist, die Beherrschung ein­er weit­eren Plat­tform bedeutet und auch mal aus­fall­en kann oder schlimm­sten­falls eingestellt wird.

Wenn man bere­its Fresh­Books benutzt, ist die kosten­lose und seit langem in Podio vorhan­dene Inte­gra­tion eine gute Sache. Die gängi­gen Time Track­er wie Ever­hour, Har­vest, Tog­gl etc. haben alle eine API und lassen sich über Inte­gra­tions-Tools wie Zapi­er eben­falls in Podio ein­binden. Doch all das kostet eine Menge Geld in Form von Gebühren und Entwick­lungskosten (wir machen das gern, ein­fach fra­gen!), und es hat Gren­zen: ein Teil der Dat­en sind nur im Time Track­er ver­füg­bar, und das heißt nicht in Podio. Was trotz­dem dafür sprechen kann, ist die gle­ichzeit­ige Nutzung von anderen Funk­tio­nen wie Rech­nungsstel­lung, Ange­bote etc. — was wiederum auch in Podio mit Glob­i­Flow geht, aber das wäre wie gesagt ein eigen­er Blog­post.

Im Fol­gen­den zeigen wir, wie Podio Pre­mi­um-Nutzer mit Hil­fe von Glob­i­Flow Zeit erfassen kön­nen, ohne dafür Podio ver­lassen zu müssen und deshalb eine Lösung dafür, Dat­en aus der Zeit­er­fas­sung in Podio weit­erzu­ver­ar­beit­en, gar nicht erst gefun­den wer­den muß.

Aufwand auf Zeiterfassungsbögen nachhalten

Zeit tracken/Zeit erfassen” heißt nicht zwin­gend “Zeit loggen/Zeit aufze­ich­nen”, also mit Beginn ein­er Tätigkeit einen Timer starten und diesen am Ende stop­pen, so daß die Zeit dazwis­chen automa­tisch als Arbeit­szeit erfaßt wird. Wie das geht, kommt im näch­sten Abschnitt dran. Aber viele Unternehmen wie z. B. unser Kunde mar­ket­ing­workx hal­ten es für aus­re­ichend oder sog­ar vorteil­haft, wenn Mitar­beit­er ihre Arbeit­szeit händisch und nach eigen­em Ermessen nach­hal­ten. Das klappt nur, wenn es zeit­nah erledigt wird, also sofort oder wenig­stens täglich, und wenn Plau­si­bil­ität­süber­legun­gen ein­fließen wie die Berück­sich­ti­gung von Pausen- und Ver­wal­tungszeit­en sowie das Block­en von Über­lauf der gesamten Anwe­sen­heit­szeit am Arbeit­splatz.

Ticket

Man nehme:

  1. eine App für Zeit­er­fas­sungs­bö­gen oder Time Sheets, in der der Mitar­beit­er (als Podio-Kon­takt, dann kann man für ihn einen Fil­ter für nur seine Time Sheets bauen), das Datum und die Dauer einge­tra­gen wer­den kön­nen, eventuell eine Notiz. Auf jeden Fall sollte es ein Verbindungs-Feld zu den Ein­trä­gen der “Action App” geben (vgl. hierzu den besten Podio-Artikel aller Zeit­en), an die die Zeit getrackt wer­den soll, heiße diese nun Tick­ets, Issues, Deals, Deliv­er­ables oder irgend­was Ähn­lich­es auf deutsch. Sin­nvoll ist auch ein Verbindungs­feld zu ein­er App mit Kostenstellen/Abteilungen/Aktivitäten, nach denen man geleis­tete Arbeit unterteilen möchte, sei es aus Con­trol­ling- oder aus Abrech­nungs­grün­den. Zudem noch eine App mit den Mitar­beit­ern (zu unter­schei­den vom Podio-Kon­takt oben!), in der die Stun­den pro Mitar­beit­er gesam­melt und analysiert wer­den kön­nen.
  2. Felder am Ticket/Deal/Deliverable für die Dauer (Zeit­ein­trag), Kostenstelle/Aktivität (Verbindung) und ggf. Notiz. Und ein Kat­e­goriefeld, mit dem man dann die Erstel­lung des Time Sheets “trig­gert”, d.h. anstößt.
  3. einen Glob­i­Flow, der nach Klick auf den “jet­zt Zeit erfassen!”-Button ein Time Sheet erstellt und dabei
    • die Inhalte der aus­ge­füll­ten Felder übern­immt
    • als Ticket/Deal/Deliverable das aktuelle Item
    • als Mitar­beit­er den But­ton-Bedi­ener ein­trägt
    • die übri­gen Felder im Time Sheet automa­tisch aus­füllt, indem er die entsprechen­den Infor­ma­tio­nen vom Ticket/Deal/Deliverable zieht

Wer keine zusät­zlichen Felder im sowieso schon vollen Ein­trag will, läßt sich das von uns stattdessen als Pop­Up über die API pro­gram­mieren, das mit einem kleinen But­ton im Menü aufgerufen wird. So machen wir es bei reg.io.

PopUp

Aufwand auf Zeiterfassungsbögen aufzeichnen/loggen 

Zeit nach “Mitar­beit­erge­fühl” nach­hal­ten klappt bess­er, wenn sich der Mitar­beit­er schon mal der Erfahrung aus­ge­set­zt hat, seine Zeit­en über einen gewis­sen Zeitraum wirk­lich “mitzustop­pen”, das bringt meist einen ziem­lichen Erken­nt­nis­gewinn. Es gibt dur­chaus gewichtige Argu­mente dafür, grund­sät­zlich zur Aufwand­ser­fas­sung eine Uhr zu starten und zu stop­pen, statt die Zeit­er­fas­sung etwa dem Wun­schdenken und anderen Irra­tional­itäten zu unter­w­er­fen. Also dann, wie kann das mit nichts als Podio und Glob­i­Flow gelin­gen?

Logging am Ticket

Wenn wir “nativ” mit Podio/GlobiFlow Zeit loggen wollen, braucht es am Ticket/Deal/Deliverable kein Feld für die Dauer. Stattdessen und statt eines But­tons zur Erzeu­gung eines fer­ti­gen Zeit­er­fas­sungs­bo­gens braucht es einen But­ton zum Starten und einen zum Stop­pen der Zeit­er­fas­sung (es kön­nte auch ein Start/Stop-But­ton sein, und der kön­nte natür­lich auch per Skript als But­ton oben in die Menüzeile geset­zt wer­den). Der Start­knopf tut fast das­selbe wie beim Zeit nach­hal­ten, bloß daß am Bogen zunächst nicht die Dauer, son­dern nur der Zeit­punkt des Starts einge­tra­gen wird. Bedi­ent man den Stop-But­ton, wird auch der Endzeit­punkt einge­tra­gen, so daß die Dauer berech­net wer­den kann und damit die Oper­a­tion abgeschlossen ist.

Jet­zt kommt die Logik: wenn ein Time Sheet eine Startzeit hat, aber keine Endzeit, läuft das Log­ging. Das darf nur bei einem Bogen pro Benutzer der Fall sein! Am Zeit­er­fas­sungs­bo­gen muß also mit dem Start ein Wert “läuft” geset­zt wer­den, den der Stop-But­ton wieder her­aus­nimmt. Läuft ein Timer, darf kein ander­er ges­tartet wer­den; stattdessen erhält der Benutzer eine Benachrich­ti­gung, welch­er Timer läuft. In der Time Sheets-App kann ein vergessen­er Timer später kor­rigiert wer­den.

Zeiterfassungsbögen auswerten

Die Bögen sind in der App schön aufge­lis­tet und kön­nen nach Mitar­beit­er, Zeitraum (Tag, Woche, Monat), nach Pro­jekt, nach Ticket/Deal/Deliverable, Sprint etc. gefiltert und in prak­tis­chen Ansicht­en gespe­ichert wer­den. Mit Reports kön­nen an Ort und Stelle Sum­men bezo­gen auf diesel­ben Größen gebildet wer­den. Mit Glob­i­flow kann man auch ein­fache Dia­gramme erstellen. Man kann die erfaßten Aufwände vorher gemacht­en Schätzun­gen gegenüber­stellen, Abwe­ichun­gen und zukün­ftige Richtwerte berech­nen.

An ver­bun­de­nen Apps wie Aktivitäten/Kostenstellen/Abteilungen, Mitar­beit­er und Pro­jekt kön­nen die Zeit­en auf­sum­miert wer­den — auch z. B. an der Mitar­beit­er-App aufgeschlüs­selt nach Aktiv­itäten, aber wie das geht,  The­ma “Fort­geschrit­tene Kon­tierung und Kreuzta­bellen in Podio”, wäre wieder eins für einen anderen Blog­post… was oben ja auch schon mehrfach über das The­ma Fak­turierung gesagt wurde.

Zeiterfassung in Workflows integrieren

Vor der Zeit­er­fas­sung kommt die Pro­jek­t­pla­nung, d.h. das Erstellen und Zuweisen der Ein­träge, an die dann die Zeit getrackt wird.

Nach getan­er und erfaßter Arbeit kön­nte es etwa so weit­erge­hen:

  • Bud­getein­hal­tung — wie ver­hält sich der Pro­jek­t­fortschritt zum Kosten­stand und zum am Pro­jekt hin­ter­legten Bud­get? War­nun­gen bei Über­schre­itung von Schwellen­werten.
  • Freiga­be­prozeß — kann man dem Kun­den das so in Rech­nung stellen? Darf der Free­lancer das abrech­nen bzw. man ihm das gutschreiben?
  • Rech­nungsstel­lung — ist der Monat vor­bei, bekommt der Free­lancer sein Geld; ist der Release draußen, stellt man ihm beim Kun­den in Rech­nung. Der Sta­tus der Zeit­er­fas­sungs­bö­gen ändert sich entsprechend; die Summe der noch nicht abgerech­neten Stun­den eben­falls.
  • Nach­bauen aller erden­klichen Fea­tures beliebter Time Track­ing-Soft­wares — Podio ist vor allem eins: anpass­bar.