Mit dem im Premium-Plan enthaltenen Werkzeug GlobiFlow läßt sich das Thema Zeiterfassung innerhalb von Podio erledigen. Die Tracking-Daten werden in Podio erzeugt und stehen so unmittelbar für die Integration in Workflows, Auswertungen, PDF-Erstellung etc. zur Verfügung.
Zeit direkt am Podio-Eintrag im Kontext erfassen
Warum nicht einfach parallel zur Arbeit mit Podio einen der zahllosen erhältlichen Time Tracker laufen lassen? Weil wir keine doppelte Datenhaltung betreiben wollen und nicht jeden Podio-Eintrag, an dem wir arbeiten, zusätzlich in der Time Tracking-Software anlegen — oder, wenn wir uns diese Arbeit (natürlich) nicht machen, nur grob die Uhr laufen lassen und die erfaßte Zeit dann unseren Einträgen auf Podio nicht zuordnen können.
Wir arbeiten in Podio, also wollen wir auch direkt in Podio erfassen. Wir wollen die Zeit an der detailliertest-möglichen Stelle erfassen, nämlich am Podio-Arbeits-Eintrag. Die Daten sollen dort entstehen, wo die Arbeit stattfindet. Wir wollen direkt in Podio auswerten und Berechnungen anstellen, wir wollen die Zeiterfassung in Workflows einbinden, wir wollen direkt aus Podio heraus abrechnen — letzteres wäre allerdings ein Thema für einen eigenen Blogpost, aber die Stundenerfassung ist für die meisten Dienstleister nach wie vor die Grundlage hierfür.
Eine Podio-Erweiterung zur Zeiterfassung kaufen? Podio und einen Time Tracker integrieren?
Die vorhandenen Extensions (teamdeck, TMetric, Time Doctor, TimeCamp etc.) bieten in den meisten Fällen eine Erfassung direkt am Podio-Eintrag. Das ist natürlich besser als eine doppelte Datenhaltung per Hand oder Ex- und Import — aber immer noch eine doppelte Datenhaltung. Doppelte Datenhaltung, die nicht umsonst ist, die Beherrschung einer weiteren Plattform bedeutet und auch mal ausfallen kann oder schlimmstenfalls eingestellt wird.
Wenn man bereits FreshBooks benutzt, ist die kostenlose und seit langem in Podio vorhandene Integration eine gute Sache. Die gängigen Time Tracker wie Everhour, Harvest, Toggl etc. haben alle eine API und lassen sich über Integrations-Tools wie Zapier ebenfalls in Podio einbinden. Doch all das kostet eine Menge Geld in Form von Gebühren und Entwicklungskosten (wir machen das gern, einfach fragen!), und es hat Grenzen: ein Teil der Daten sind nur im Time Tracker verfügbar, und das heißt nicht in Podio. Was trotzdem dafür sprechen kann, ist die gleichzeitige Nutzung von anderen Funktionen wie Rechnungsstellung, Angebote etc. — was wiederum auch in Podio mit GlobiFlow geht, aber das wäre wie gesagt ein eigener Blogpost.
Im Folgenden zeigen wir, wie Podio Premium-Nutzer mit Hilfe von GlobiFlow Zeit erfassen können, ohne dafür Podio verlassen zu müssen und deshalb eine Lösung dafür, Daten aus der Zeiterfassung in Podio weiterzuverarbeiten, gar nicht erst gefunden werden muß.## Aufwand auf Zeiterfassungsbögen nachhalten
“Zeit tracken/Zeit erfassen” heißt nicht zwingend “Zeit loggen/Zeit aufzeichnen”, also mit Beginn einer Tätigkeit einen Timer starten und diesen am Ende stoppen, so daß die Zeit dazwischen automatisch als Arbeitszeit erfaßt wird. Wie das geht, kommt im nächsten Abschnitt dran. Aber viele Unternehmen wie z. B. unser Kunde marketingworkx halten es für ausreichend oder sogar vorteilhaft, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit händisch und nach eigenem Ermessen nachhalten. Das klappt nur, wenn es zeitnah erledigt wird, also sofort oder wenigstens täglich, und wenn Plausibilitätsüberlegungen einfließen wie die Berücksichtigung von Pausen- und Verwaltungszeiten sowie das Blocken von Überlauf der gesamten Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz.
Man nehme:
- eine App für Zeiterfassungsbögen oder Time Sheets, in der der Mitarbeiter (als Podio-Kontakt, dann kann man für ihn einen Filter für nur seine Time Sheets bauen), das Datum und die Dauer eingetragen werden können, eventuell eine Notiz. Auf jeden Fall sollte es ein Verbindungs-Feld zu den Einträgen der “Action App” geben (vgl. hierzu den besten Podio-Artikel aller Zeiten), an die die Zeit getrackt werden soll, heiße diese nun Tickets, Issues, Deals, Deliverables oder irgendwas Ähnliches auf deutsch. Sinnvoll ist auch ein Verbindungsfeld zu einer App mit Kostenstellen/Abteilungen/Aktivitäten, nach denen man geleistete Arbeit unterteilen möchte, sei es aus Controlling- oder aus Abrechnungsgründen. Zudem noch eine App mit den Mitarbeitern (zu unterscheiden vom Podio-Kontakt oben), in der die Stunden pro Mitarbeiter gesammelt und analysiert werden können.
- Felder am Ticket/Deal/Deliverable für die Dauer (Zeiteintrag), Kostenstelle/Aktivität (Verbindung) und ggf. Notiz. Und ein Kategoriefeld, mit dem man dann die Erstellung des Time Sheets “triggert”, d.h. anstößt.
- einen GlobiFlow, der nach Klick auf den “jetzt Zeit erfassen!”-Button ein Time Sheet erstellt und dabei a) die Inhalte der ausgefüllten Felder übernimmt, b) als Ticket/Deal/Deliverable das aktuelle Item, c) als Mitarbeiter den Button-Bediener einträgt, d) die übrigen Felder im Time Sheet automatisch ausfüllt, indem er die entsprechenden Informationen vom Ticket/Deal/Deliverable zieht.
Wer keine zusätzlichen Felder im sowieso schon vollen Eintrag will, läßt sich das von uns stattdessen als PopUp über die API programmieren, das mit einem kleinen Button im Menü aufgerufen wird. So machen wir es bei reg.io.
Aufwand auf Zeiterfassungsbögen aufzeichnen/loggen
Zeit nach “Mitarbeitergefühl” nachhalten klappt besser, wenn sich der Mitarbeiter schon mal der Erfahrung ausgesetzt hat, seine Zeiten über einen gewissen Zeitraum wirklich “mitzustoppen”, das bringt meist einen ziemlichen Erkenntnisgewinn. Es gibt durchaus gewichtige Argumente dafür, grundsätzlich zur Aufwandserfassung eine Uhr zu starten und zu stoppen, statt die Zeiterfassung etwa dem Wunschdenken und anderen Irrationalitäten zu unterwerfen. Also dann, wie kann das mit nichts als Podio und GlobiFlow gelingen?
Logging am Ticket
Wenn wir “nativ” mit Podio/GlobiFlow Zeit loggen wollen, braucht es am Ticket/Deal/Deliverable kein Feld für die Dauer. Stattdessen und statt eines Buttons zur Erzeugung eines fertigen Zeiterfassungsbogens braucht es einen Button zum Starten und einen zum Stoppen der Zeiterfassung (es könnte auch ein Start/Stop-Button sein, und der könnte natürlich auch per Skript als Button oben in die Menüzeile gesetzt werden). Der Startknopf tut fast dasselbe wie beim Zeit nachhalten, bloß daß am Bogen zunächst nicht die Dauer, sondern nur der Zeitpunkt des Starts eingetragen wird. Bedient man den Stop-Button, wird auch der Endzeitpunkt eingetragen, so daß die Dauer berechnet werden kann und damit die Operation abgeschlossen ist.
Jetzt kommt die Logik: wenn ein Time Sheet eine Startzeit hat, aber keine Endzeit, läuft das Logging. Das darf nur bei einem Bogen pro Benutzer der Fall sein! Am Zeiterfassungsbogen muß also mit dem Start ein Wert “läuft” gesetzt werden, den der Stop-Button wieder herausnimmt. Läuft ein Timer, darf kein anderer gestartet werden; stattdessen erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, welcher Timer läuft. In der Time Sheets-App kann ein vergessener Timer später korrigiert werden.
Zeiterfassungsbögen auswerten
Die Bögen sind in der App schön aufgelistet und können nach Mitarbeiter, Zeitraum (Tag, Woche, Monat), nach Projekt, nach Ticket/Deal/Deliverable, Sprint etc. gefiltert und in praktischen Ansichten gespeichert werden. Mit Reports können an Ort und Stelle Summen bezogen auf dieselben Größen gebildet werden. Mit Globiflow kann man auch einfache Diagramme erstellen. Man kann die erfaßten Aufwände vorher gemachten Schätzungen gegenüberstellen, Abweichungen und zukünftige Richtwerte berechnen.
An verbundenen Apps wie Aktivitäten/Kostenstellen/Abteilungen, Mitarbeiter und Projekt können die Zeiten aufsummiert werden — auch z. B. an der Mitarbeiter-App aufgeschlüsselt nach Aktivitäten, aber wie das geht, Thema „Fortgeschrittene Kontierung und Kreuztabellen in Podio“, wäre wieder eins für einen anderen Blogpost… was oben ja auch schon mehrfach über das Thema Fakturierung gesagt wurde.
Zeiterfassung in Workflows integrieren
Vor der Zeiterfassung kommt die Projektplanung, d.h. das Erstellen und Zuweisen der Einträge, an die dann die Zeit getrackt wird.
Nach getaner und erfaßter Arbeit könnte es etwa so weitergehen:
- Budgeteinhaltung — wie verhält sich der Projektfortschritt zum Kostenstand und zum am Projekt hinterlegten Budget? Warnungen bei Überschreitung von Schwellenwerten.
- Freigabeprozeß — kann man dem Kunden das so in Rechnung stellen? Darf der Freelancer das abrechnen bzw. man ihm das gutschreiben?
- Rechnungsstellung — ist der Monat vorbei, bekommt der Freelancer sein Geld; ist der Release draußen, stellt man ihm beim Kunden in Rechnung. Der Status der Zeiterfassungsbögen ändert sich entsprechend, die Summe der noch nicht abgerechneten Stunden ebenfalls.
- Nachbauen aller erdenklichen Features beliebter Time Tracking-Softwares — Podio ist vor allem eins: anpassbar.
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