Podio liefert von Haus aus kein agiles Pro­jek­t­man­age­ment wie z. B. SCRUM oder weniger prä­ten­tiös aus­ge­drückt etwa eine Wochen­pla­nung. Mit ein­er App für Sprints (oder Kalen­der­wochen oder Monate…) und eini­gen geschick­ten Ansicht­en kann man Podio jedoch leicht zu einem agilen Sys­tem machen, das dezi­dierten Anwen­dun­gen in nichts nach­ste­ht.

Was ist ein Sprint?

Im Unter­schied zu einem Release, ein­er Ver­sion oder ein­er Pro­jek­t­phase, in der Auf­gaben bzw. Fea­tures nach sach­lichen Kri­te­rien zusam­menge­faßt wer­den, ist ein Sprint ein fest­gelegter Zeitab­schnitt, etwa eine oder drei Wochen. Das dahin­ter ste­hende Konzept wird als Time­box­ing beze­ich­net, wie man es auch etwa aus der Pomodoro-Tech­nik ken­nt. Wer von ein­er Sprint­pla­nung prof­i­tieren würde und wer nicht, ist nicht ein­fach zu beant­worten — ein The­ma für einen eige­nen Artikel. Einen guten Überblick bietet die SCRUM Ref­er­ence Card von Michael James und Luke Wal­ter.

Aus dem Pro­dukt-Back­log oder kurz Back­log, also der Liste aller unerledigten Auf­gaben, wer­den in einem Sprint­pla­nungs-Tre­f­fen Auf­gaben in den anste­hen­den Sprint-Back­log “gezo­gen”. Während des Sprints arbeit­et das Team die Auf­gaben aus dem Sprint-Back­log auf einem Kan­ban-Board ab, und zwar ohne Ablenkung durch für den Moment irrel­e­vante Auf­gaben aus dem Pro­dukt-Back­log, die es nicht in den Sprint geschafft haben.

Die Sprints-App

Die Sprints sind Ein­träge in der Sprints-App. Das Back­log ist auch ein­fach ein Ein­trag, in diesem Beispiel abwe­ichend von der reinen SCRUM-Lehre unterteilt in zwei Pri­or­ität­stufen. Die Liste sortiert nach Datum, daher bekom­men die Back­logs ein Datum in fern­er Zukun­ft. Jed­er Sprint hat einen Sta­tus, auf dem dann Ansicht­en und Fil­ter basieren.

Sprint-Liste

Es gibt auch im Podio-App-Markt eine Sprints-App, aber dort wir aus mein­er Sicht verkehrherum vorge­gan­gen: Man sucht am Sprint die dazuge­höri­gen Auf­gaben aus. Das geht vielle­icht, wenn im Back­log nur wenige Aufgaben/Tickets/Features liegen und man deren Namen auswendig weiß. Für eine ern­sthafte Nutzung ist das jedoch nicht zu gebrauchen. Hier wird stattdessen am Tick­et der Sprint aus­gewählt, was man in ein­er Karten-Ansicht dann per drag & drop über­sichtlich tun kann.

In vie­len Unternehmen bekom­men die Sprints Namen, dafür ist ein Feld vorge­se­hen. In diesem Beispiel aber hat sich das Team für Wochen-Sprints und eine Beze­ich­nung mit der Num­mer der Kalen­der­woche entsch­ieden. Die Kalen­der­woche wird aus dem Datum errech­net und zusam­men mit dem Datum und dem Sta­tus von einem kleinen JavaScript als Sprint-Name aus­gegeben.

Sprint-Eintrag

Alle Tick­ets, an denen man diesen Sprint auswählt, erscheinen automa­tisch unten am Sprint unter “Ver­bun­dene Ein­träge” und kön­nen von dort angek­lickt wer­den.

Die Sprintplanung

In jedem Pro­jek­t­man­age­ment gibt es eine Liste mit Auf­gaben, Fea­tures, Issues, Tick­ets, Prod­uct Back­log Items (PBI) oder wie auch immer zu erledi­gende Dinge genan­nt wer­den, ich nenne sie hier Tick­ets. Wichtig: Dafür sollte man auf gar keinen Fall die Podio-Auf­gaben ver­wen­den, son­dern unbe­d­ingt eine eigene App anle­gen, in dem die Tick­ets dann Ein­träge sind. Podio-Auf­gaben sind OK als Erin­nerung (man kann an ihnen eine Benachrich­ti­gung ein­stellen) oder als Check­liste an einem Tick­et, aber das, was Podio beson­ders macht — die Verbindung von Ein­trä­gen ein­er App mit den Ein­trä­gen ein­er anderen App — funk­tion­iert mit Auf­gaben nicht.

Ticket

Unten sieht man das Feld zur Auswahl des Sprints (der hier aus Grün­den KW heißt), darüber u. a. ein Feld für den Kan­ban-Sta­tus. Wenn man dieses als Pflicht­feld anlegt, ist automa­tisch der Sta­tus “Ein­gang” zugewiesen, wenn man ein Tick­et anlegt. Ganz unten gibt es ein Feld für einen Wieder­vor­lage-Ter­min, das gle­ich auch noch eine Rolle spie­len wird.

Für die Sprint­pla­nung läßt man sich die Tick­ets in Kar­te­nan­sicht mit dem Sprint-Spal­ten darstellen:

Sprintplanung

Tick­ets kön­nen mit der Maus aus dem Back­log in den Sprint KW30 oder auch gle­ich in einen späteren gezo­gen wer­den; ein Sprint wird hier als Spalte angezeigt, wenn min­destens ein Tick­et darin liegt.

Jet­zt muß man nur noch eine Kar­te­nan­sicht mit dem Kan­ban-Sta­tus als Spal­ten anle­gen, bei der man nach dem aktuellen Sprint KW30 fil­tert, so daß nur die bei­den Tick­ets in dem Sprint angezeigt wer­den:

Kanban-Board für den Sprint

Das Wieder­vor­lage-Datum erzeugt per Glob­i­Flow eine Benachrich­ti­gung; damit kann man Tick­ets im Back­log zwecks Berück­sich­ti­gung in der Sprint­pla­nung in Erin­nerung rufen, was sich beson­ders bei Auf­gaben emp­fiehlt, die eine Dead­line haben. Mit Glob­i­Flow kann auch etwa die Aktu­alsierung des Sprint-Sta­tus automa­tisiert wer­den.

Auswertungen

Dat­en, die zum Beispiel am Sprint gesam­melt wer­den kön­nen:

  • Anzahl der Tick­ets ins­ge­samt, Anzahl der Tick­ets pro Sta­tus — offene, in Arbeit, erledigte o.ä.
  • Summe der geschätzten und/oder tat­säch­lich geleis­teten Aufwände — für die Sprint­pla­nung eigentlich uner­läßlich (Voraus­set­zung: am Tick­et wird eine Aufwandss­chätzung bzw. Aufwand­ser­fas­sung einge­tra­gen).
  • Summe des Aufwands erledigter Tick­ets pro Tag — auf der Grund­lage kann dann ein Burn­down- oder Bur­nup-Chart erstellt wer­den, eben­falls automa­tisch und direkt in Podio am Sprint
  • Gle­iche Zielset­zung aber ein­fach­er: Prozentsatz erledigter zu geplantem Aufwand

Hier eine Liste mit drei­wöchi­gen Sprints mit Namens-Sys­tem­atik (die unter­wegs geän­dert wurde) mit geschätzten und getrack­ten Stun­den:

Sprints mit Aufwänden