Die Bewirtschaf­tung von Gebäu­den, Anla­gen oder son­sti­gen Objek­ten ist etwas, wofür Podio sich wegen sein­er Kon­fig­urier­barkeit beson­ders gut eignet. Eine an die jew­eili­gen Gegeben­heit­en angepaßte hier­ar­chis­che Daten­struk­tur, z.B. [Stan­dort > Gebäude > Wohnein­heit > Raum] oder [Halle > Sek­tor > Mas­chine] erle­ichtert nicht nur die Datenpflege. Eine sys­tem­a­tis­che und den Gepflo­gen­heit­en vor Ort entsprechende Beze­ich­nung von Objek­ten macht es abso­lut ein­deutig und leicht zu ver­ste­hen, WO eine Auf­gabe zu erledi­gen ist.

Genau so wichtig: damit ist auch die Grund­lage geschaf­fen, den Erledi­gungs-Sta­tus von Auf­gaben, Erledi­gungs-Zeit­punkt, benötigte Zeit­dauer, ver­braucht­es Mate­r­i­al, Zus­tand vor und nach der Maß­nahme und viele andere Dat­en direkt am Objekt auf unter­ster Ebene (Raum, Mas­chine etc.) zu pla­nen und nachzuhal­ten. Die Zusam­men­fas­sung für höhere Ebe­nen ist dann in Echtzeit möglich.

Beispiel I: Liegenschaftsverwaltung

In dieser Lösung für Gebäude­un­ter­hal­tung bzw. Haus­meis­terser­vice sind Mietein­heit­en einem Mieto­b­jekt zuge­ord­net; die zwei Hier­ar­chi­estufen reichen bei einem über­schaubaren Umfang zur Struk­turierung aus. Die Mietein­heit­en enthal­ten Stam­m­dat­en wie die Miet­fläche und sind, falls vorhan­den, mit dem Mieter verknüpft. 

Die Tick­ets müssen ein­er Ein­heit zuge­ord­net wer­den (hier “Ort” genan­nt, weil die Mitar­beit­er das bess­er ver­ste­hen als das abstrak­te “Ein­heit”). Vom Tick­et aus kann die Zeit getrackt wer­den (siehe Zeit­er­fas­sung mit Podio). Die Sum­men der erfassten Zeit­en wer­den am Tick­et gebildet, an der Ein­heit über alle ver­bun­de­nen Tick­ets sowie am Objekt über die ver­bun­de­nen Ein­heit­en.

Beispiel II: Wartung einer Biogasanlage

Facil­i­ty Man­age­ment ist nicht nur Gebäude­un­ter­hal­tung: jede tech­nis­che Anlage der Voll­gas Bioen­ergie GmbH & Co. KG ste­ht auf einem der drei Stan­dorte, auch die Fahrzeuge des Fuhrparks haben einen Stan­dort. Neben der Verbindung mit einem Stan­dort gibt es noch eine Unterteilung nach Kat­e­gorien, um die Daten­ver­wal­tung zu vere­in­fachen.

Nach diesen Appetithäp­pchen kom­men wir nun zur Sache.

Theorie I: Hierarchische Systematik(en)

Eine etwas tief­ere hier­ar­chis­che Daten­struk­tur zur Hausver­wal­tung  kön­nte so ausse­hen:

  • gesamter Bestand
    • Hardiss­er Str. 64 (Stan­dort 1)
      • Nr. 64 (Gebäude 1.1)
        • EG (Wohnein­heit 1.1.1)
          • Wohnz­im­mer (Raum 1.1.1.1)
          • Küche (Raum 1.1.1.2)
        • 1. OG (Wohnein­heit 1.1.2)
    • Ricar­da-Huch-Weg (Stan­dort 2)
      • Nr. 10 (Gebäude 2.1)
        • EG rechts (Wohnein­heit 2.1.1)
        • EG links (Wohnein­heit 2.1.2)
      • Nr. 12 (Gebäude 2.2)

Eine solche Sys­tem­atik beze­ich­net man als Baum­struk­tur (es gibt nur einen Stamm, jed­er dicke Ast kommt aus dem Stamm, jed­er dünne Ast aus einem dick­en etc.) oder mono­hier­ar­chis­che Klas­si­fika­tion. Jede Klasse hat nur eine Oberk­lasse. Vielle­icht ist eine Sys­tem­atik nach einzel­nen Räu­men völ­lig über­trieben — dann baut man eben wie in Beispiel I oben eine mit der Ein­heit als unter­ster Ebene, je nach Bedürfnis­lage eben. Aber um bei dem Baum zu bleiben: Ein Haus kann nicht zugle­ich an zwei Adressen ste­hen, und ein Raum kann nicht zugle­ich in zwei Wohnein­heit­en sein. Es gibt also nicht den einen Raum “Wohnz­im­mer”, son­dern in der App mit den Räu­men muß für jede Woh­nung ein Wohnz­im­mer-Ein­trag angelegt wer­den. Daraus fol­gt, daß es in der Räume-App exakt ein Feld für die über­ge­ord­nete Woh­nung gibt und man dort exakt eine Woh­nung ein­tra­gen kann, nein: muß. Denn es gibt kein Wohnz­im­mer ohne Woh­nung.

Diese Strenge hil­ft in viel­er­lei Hin­sicht:

  1. so kann man seine “Stam­m­dat­en” bess­er struk­turi­eren und in Ord­nung hal­ten;
  2. so gibt es für Mitar­beit­er, die in einem Raum etwas tun sollen, kein Ver­tun darüber, in welch­er Woh­nung in welchem Haus an welchem Stan­dort sich dieser Raum befind­et;
  3. so kann der Raum Infor­ma­tio­nen von der Ein­heit, dem Haus oder dem Stan­dort “erben” und umgekehrt Infor­ma­tio­nen zur Aggre­ga­tion für höhere Hier­ar­chieebe­nen bere­it­stellen — mehr darüber gle­ich.

Zuvor aber noch ein­er oben­drauf beim The­ma Hier­ar­chie: auch eine poly­hier­ar­chis­che Klas­si­fika­tion ist möglich und oft sin­nvoll. Z.B. kann eine Woh­nung nicht nur einem Stan­dort zuge­ord­net sein, son­dern zugle­ich auch einem Mieter wie in Beispiel I, einem Eigen­tümer,  einem Energiev­er­sorg­er oder einem zuständi­gen Mitar­beit­er. Mit diesem zusät­zlichen “Reich­tum” der Daten­struk­tur wird die Konzepte der Vererbung und der Aggre­ga­tion erst so richtig attrak­tiv.

Mit Podio und Glob­i­Flow läßt sich genau steuern, was vererbt wird und was aggregiert. Zum Beispiel:

  • am Woh­nungs-Ein­trag ste­ht an gut sicht­bar­er Stelle, wer der Mieter ist und/oder welch­er Energiev­er­sorg­er oder Heizungsin­stal­la­teur für die Woh­nung zuständig ist, inklu­sive Tele­fon­num­mer. Die Infor­ma­tion, wer Instal­la­teur ist, wird vom Haus geerbt; man muß nicht erst aktiv zum Haus navigieren, um die Infor­ma­tio­nen zu erhal­ten. Die Tele­fon­num­mer erbt wiederum das Haus vom Instal­la­teurs-Ein­trag in der Kon­tak­te-App; die Tel-Nr. wird dann vom Haus an die Wohnein­heit durchgere­icht.
  • am Haus wer­den die m2 Wohn­fläche und die Soll- und Ist-Monatsmi­eten aller Ein­heit­en auf­sum­miert, und am Stan­dort die m2- und Miet­sum­men der Häuser.
  • Am Mitar­beit­er-Ein­trag wer­den die Stun­den und die Anzahl der erledigten Tick­ets aggregiert. Und die Anzahl der Tick­ets, bei denen es hin­ter­her etwas zu monieren gab.

Wie wir sehen, hil­ft die Vererbung nicht nur bei der prak­tis­chen Anzeige von Eltern-Infor­ma­tio­nen an Kind-Ein­trä­gen, son­dern auch bei der Datenpflege: dop­pelte Daten­hal­tung wird dadurch ver­mieden, daß es für jede Infor­ma­tion (Tele­fon­num­mer etwa) nur exakt einen Ort gibt, an dem sie eingegeben und gepflegt wird; über­all son­st taucht sie automa­tisch auf.

Wie wir weit­er­hin sehen, hil­ft die Aggre­ga­tion der Dat­en von Kind-Objek­ten in den Objek­ten ein­er oder mehr Hier­ar­chi­estufen weit­er oben, Kenn­zahlen automa­tisch und in Echtzeit zu berech­nen. Aggre­ga­tion ist Con­trol­ling.

Theorie II: Fokus durch nur eine Action-App

Nun haben wir eine kom­plexe Stam­m­daten­struk­tur aufge­baut — wie nun die Auf­gaben zuord­nen? Meine Antwort ist immer dieselbe (vgl. etwa Zeit­er­fas­sung in Podio oder Sprint­pla­nung in Podio): alles, was zu tun ist, sollte in den Ein­trä­gen ein­er einzi­gen “Action App” abge­bildet wer­den (die bei uns immer “Tick­ets” heißt), nicht mit Podio-Auf­gaben am Raum, Auf­gaben an der Woh­nung, Auf­gaben am Haus, Auf­gaben am Stan­dort, oder mit ein­er App für Auf­gaben am Haus, ein­er für Auf­gaben in Woh­nun­gen usw. Nur so ist es möglich, den Überblick darüber zu bewahren, was ins­ge­samt zu tun ist, wie weit eine Auf­gaben­erledi­gung fort­geschrit­ten ist und so weit­er.

In dieser einen App soll­ten dann auch nicht Verbindun­gen zu ver­schiede­nen Hier­ar­chieebe­nen der Stam­m­dat­en-Sys­tem­atik durcheinan­der angewen­det wer­den. Eine saubere Lösung erfordert es, die Tick­tes nur Objek­ten auf der niedrig­sten, der fein­sten Ebene zuzweisen, also in unserem Beispiel den Räu­men oder, falls die einem zu fein erscheinen und es dazu keine App gibt, den Wohnein­heit­en. Für Arbeit­en am Haus, die nicht ein­er spez­i­fis­chen Wohnein­heit zuge­ord­net wer­den kön­nen, wie Rasen mähen im Gemein­schafts­garten, wäre dem­nach eine gener­ische Wohnein­heit z.B. mit der Beze­ich­nung “ganzes Haus” klug.

Wenn man sich dazu durchgerun­gen hat, jedes Tick­et zwin­gend einem Objekt auf der niedrig­sten Ebene zuzuord­nen, kann man trotz­dem von Glob­i­Flow automa­tisch zusät­zlich Felder mit den höheren Ebe­nen aus­füllen lassen — d.h. am Tick­et gibt es dann eine Verbindung zur Wohnein­heit (von Hand einge­tra­gen) und zum Haus und zum Stan­dort (von Glob­i­Flow automa­tisch einge­tra­gen). Für die Aggre­ga­tion ist das nicht nötig, die Dat­en kön­nen auch stufen­weise weit­erg­ere­icht wer­den. Aber dann kann man die Tick­ets nach den höher­stu­fi­gen Ein­trä­gen fil­tern und grup­pieren, also etwa nur Tick­ets eines bes­timmten Haus­es oder Stan­dorts fokussieren.

Wenn man dann weit­ere vornehme Tech­niken wie ein Kan­ban-Board per Sta­tus und Zuweisung von Team-Mit­gliedern am Tick­et imple­men­tiert, oder gar noch die eben schon genan­nte Sprint­pla­nung (dort auch mehr zu Kan­ban), dann ist es vor lauter Fokus auf die ger­ade anliegen­den Arbeit­en wirk­lich schwierig, das gewohnte Inef­fizienz-Niveau noch zu hal­ten.