Podio ist durch seine ein­fache Anpass­barkeit enorm viel­seit­ig und deckt weite Teile der Dig­i­tal­isierung von Geschäft­sprozessen ab — aber es eignet sich wed­er für Brain­storm­ing noch zur schnellen Struk­turierung von Infor­ma­tio­nen. Dafür ist es natür­lich auch nicht gedacht, so wie Podio etwa auch keine Grafik-Anwen­dung ist.

Dieser Artikel wen­det sich an Podio-Nutzer, die Podio für andere kol­lab­o­ra­tive Plat­tfor­men wie Google Doc, Wikis wie Con­flu­ence oder Online-Out­lin­er ver­lassen, wenn es um den kreativ­en Prozeß der Ideen­find­ung geht, um das Schaf­fen von Ord­nung bei Gedanken, Tex­ten, Links, um das unkom­plizierte Pro­tokol­lieren von Sitzun­gen, die Gliederung des näch­sten Vor­trags, Geschäfts­berichts oder Buch­es, die Doku­men­ta­tion der Reg­istri­erkasse.

Ich werde im Fol­gen­den erk­lären, wie man die zugle­ich mächtige und ein­fache Tag­ging-Funk­tion des Online-Out­lin­ers Work­flowy nutzen kann, um von Podio aus mit einem Klick von einem Pro­jekt, Issue bzw. Tick­et oder jedem anderen Podio-Ein­trag direkt zum dazuge­höri­gen Work­flowy-Knoten gelan­gen kann.

So sieht das in Podio aus (Code s.u.):

… und so in Work­flowy:

Was kann Workflowy?

Work­flowy ist ein kol­lab­o­ra­tiv­er Out­lin­er (zu deutsch Gliederungsed­i­tor), der im Web-Brows­er läuft. Lediglich rudi­men­tär for­matier­bar­er Text kann eingerückt und damit eine Hier­ar­chie-Ebene weit­er nach unten befördert wer­den. Der Text unter­halb eines “Über­schrifts-Knotens” kann dann “einge­fal­tet” und damit ver­bor­gen wer­den; man sieht jew­eils nur, was ger­ade wichtig ist. Die Rei­hen­folge und Hier­ar­chie der Knoten läßt sich mit der Maus ver­schieben oder per Tas­taturbe­fehl ändern.

Eine ver­gle­ich­bare Fokussierung auf das Wesentliche und Geschwindigkeit der Umstruk­turierung läßt sich mit Texte­d­i­toren nicht annäh­ernd erre­ichen. Ob in Word/Google Docs oder am Konzept Texte­d­i­tor angelehn­ten Textfeld auf ein­er Wiki-Seite: hier geht es um ein schönes Lay­out für einen am besten schon beste­hen­den Text; beim kreativ­en Prozeß oder beim Organ­isieren und Wiederfind­en wird man nicht unter­stützt (außer durch die Such­funk­tion).

Work­flowy ver­fügt im Unter­schied zu anderen Online-Out­lin­ern noch über ein zusät­zlich­es Mit­tel, Inhalte zu struk­turi­eren und zu find­en, näm­lich über eine Tag­ging-Funk­tion. Fängt ein Wort mit # oder @ an, wird es automa­tisch optisch her­vorge­hoben und als Tag oder Schlag­wort inter­pretiert — d.h. man muß einen Tag nicht “anle­gen”, son­dern er ist angelegt, indem man ihn ein­fach hin­schreibt. Ein Klick auf einen Tag zeigt alle Vorkom­men dieses Tags unter­halb es Knotens an, in dem man sich befind­et. Man kann so inhaltliche Schlag­worte vergeben (#Lager, #Geschäfts­bericht, #JavaScript), Erwäh­nun­gen oder Hand­lungsauf­forderun­gen (@Fritz, @alsNächstes), oder sich ganz etwas anderes ein­fall­en lassen. Abge­se­hen von den bei­den Zeichen # und @ ist man näm­lich vol­lkom­men frei in der Def­i­n­i­tion, was was bedeuten soll.

UND (das ist groß geschrieben, weil wir jet­zt zum Punkt kom­men!) man kann Pro­jek­tkürzel wie z.B. #VW für den dick­en Volk­swa­gen-Auf­trag und beliebige andere Short­cuts, die man in Work­flowy benutzt, in Podio hin­ter­legen und dann auf einen direk­ten Weblink zu ein­er Work­flowy-Liste mit allen Vorkomm­nis­sen des Tags klick­en. Damit ist das Auffind­en von Konzepten, Pro­tokollen und anderen Out­lines direkt aus dem Pro­jek­t­man­age­ment möglich.

Berechnungsfeld “Workflowy Links”

Hier ein Beispiel für den JavaScript-Code in einem Kalku­la­tions­feld am Issue (Tick­et oder Auf­gabe), das mit einem Pro­jekt ver­bun­den ist. Voraus­set­zung: am Issue hat man ein Textfeld für den frei zu vergeben­den Issue-Tag angelegt und am Pro­jekt ein Textfeld für den Pro­jekt-Short­cut, und in bei­den ist etwas einge­tra­gen (ohne führende Raute #, in diesem Beispiel Pro­jekt “Podi­oFin” und Issue “Podi­oFin­Cash­flow”).

var IssueLink = ProjectLink = "" ;
var I = P = "" ;

if ( @Issue Tag != "" ) { I = @Issue Tag } ;
if ( !@Issue Tag ) { IssueLink = "" }
else { IssueLink = "**#" + I + "** (Issue) > https://workflowy.com/#/?q=%23" + I + " \n" } ;

P = @All of Project Shortcut.join(" ") ;
ProjectLink = "**#" + P + "** (Projekt) > https://workflowy.com/#/?q=%23" + P + " \n" ;

IssueLink + ProjectLink

Zuerst in guter Pro­gram­mi­er-Prax­is Vari­ablen definieren und leeren String zuweisen, dann die Kom­po­si­tion der Links.

Falls das Issue-Tag-Feld nicht leer ist, der Tag-Vari­able den Inhalt des Eingabefelds zuweisen. Dann für ein leeres Issue-Tag-Feld den leeren Issue-Link bestäti­gen, um mit “else” nur für aus­ge­füllte Tag-Felder den Link zu schreiben — vielle­icht will man ja nicht für jedes Issue einen Tag vergeben! Hin­ter den Links einen Zeilenum­bruch für bessere Les­barkeit; die Tags selb­st sind in Fettschrift her­vorge­hoben.

In diesem Beispiel wird davon aus­ge­gan­gen, daß die Ver­gabe eines Pro­jekt-Short­cuts in der Pro­jek­te-App ein Pflicht­feld ist. Das heißt, man muß nicht für ein leeres Feld vor­sor­gen, und der Code ist entsprechend ein­fach­er.

Nach den Zuweisungs­blöck­en dann in der let­zten Zeile die Tex­taus­gabe.

Best Practice

  1. Nicht ohne Konzept — wofür brauche ich Kürzel und die Verbindung Podio-Work­flowy? Kun­den-, Pro­jekt-, Tick­et-, Kon­takt-Kürzel?
  2. Kürzel in Podio hier­ar­chisch und kon­sis­tent anle­gen
  3. Für den Anfang in Podio ein Tag-Verze­ich­nis gener­ieren: alle Ein­träge mit Tag als Excel-Export > Spalte mit den Tags kopieren > ein­fü­gen in Work­flowy als ersten Unter­knoten, z.B. “Nav­i­ga­tion”
  4. In Work­flowy das Unternehmen anders struk­turi­eren als in Podio, eher so, wie man ein Hand­buch gliedern würde oder einen Busi­ness-Plan. So nutzt man die Über­sicht der hier­ar­chis­chen Gliederung im Out­line opti­mal aus.
  5. Nicht in Work­flowy heim­lich Pro­jek­t­man­age­ment machen, nur brainstormen/gliedern/protokollieren/nachhalten; nicht in Work­flowy arbeit­en, ohne daß das im Pro­jek­t­man­age­ment in Podio nicht abge­bildet wäre, d.h. keine “pro­jek­t­man­age­ment-freien Zonen” schaf­fen.