Bei den Anforderun­gen an eine Pro­jek­t­man­age­ment-Umge­bung für die Hanauer Agen­tur mar­ket­ing­workx stand neben dem Bedürf­nis nach trans­par­enten und struk­turi­erten Arbeit­sprozessen auch das The­ma “Ter­mine” weit oben auf der Liste. Wir haben eine Tick­ets-App gebaut, die nicht nur bei der Ein­hal­tung von Fris­ten und Erledi­gung regelmäßiger Auf­gaben hil­ft, son­dern Datum­sangaben auch nutzt zur Fokussierung von Teams auf das, was anliegt.

Strukturierte Arbeitsprozesse: Tickets und das Kanban-Board

Ein Tick­et ist ein gener­isches Pro­jek­t­man­age­ment-Objekt, d. h. kann Ver­schiedenes abbilden: ein Arbeitspaket, eine Kun­de­nan­frage, ein Bug, ein zu erstel­len­des Doku­ment oder was auch immer zu erledi­gen ist. Tick­ets gehören zu einem Pro­jekt, Tick­ets haben ein Team, das für die Erledi­gung zuständig ist, und ggf. muß jemand freigeben, was das Team abgeliefert hat.

Ein neu angeleges Tick­et bekommt automa­tisch den Sta­tus “Ein­gang”. Das Team zieht sich als näch­stes anliegende Tick­ets auf, nun ja, “als näch­stes” und, wenn die Arbeit daran los­ge­ht, auf “in Bear­beitung”. Buch­stäblich “ziehen” kann man die Tick­ets in ein­er speziell für den Sta­tus gemacht­en Ansicht, näm­lich dem Kan­ban-Board oder der Kan­ban-Tafel:

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Die Tick­ets müssen “von links nach rechts”, und auf dem Team-Board “Meine Team-Tick­ets” sind alle Tick­ets sicht­bar, bei denen der ein­gel­og­gte Mitar­beit­er Team-Mit­glied ist.

Fokussierung: Wiedervorlage und das “dran”-Board

Es kön­nen mitunter unüber­sichtlich viele Tick­ets sein, bei denen ein Mitar­beit­er zum Team gehört. Um die angezeigten Tick­ets auf die für das einzelne Team-Mit­glied ger­ade anliegen­den zu beschränken, gibt es das “dran”-Feld. Zusät­zlich zum Team-Feld kön­nen sich Team-Mit­glieder hier ein­tra­gen (oder von Anderen einge­tra­gen wer­den, die delegieren wollen) mit dem Ergeb­nis, daß in der Ansicht “Meine “dran”-Tickets” nur die Tick­ets auf dem Kan­ban-Board ste­hen, bei denen man selb­st “dran” ist.

Neben dem manuellen Ein­trag im “dran”-Feld kann dieser auch nach Datum automa­tisch erfol­gen. Statt daß man sich bei “dran” aus­trägt und sich selb­st eine Auf­gabe mit End­da­tum und Benachrich­ti­gung erstellt, die einen daran erin­nern soll, sich wieder einzu­tra­gen, kann man dies auch auf Team-Ebene tun, und zwar mit dem Wieder­vor­lage-Feld.

Wenn man hier ein Datum ein­trägt, wer­den bei Erre­ichen des Datums automa­tisch alle Team-Mit­glieder bei “dran” einge­tra­gen (was es natür­lich nur bringt, wenn man dort nicht schon drin­ste­ht) und benachrichtigt. Die, die das Tick­et nicht bet­rifft, müssen sich manuell wieder aus­tra­gen — etwas lästig, aber so wird die Wieder­vor­lage zu einem das ganze Team ein mal beschäfti­gen­den Vor­gang, was der Erledi­gung Vorschub leis­ten kön­nte.

Compliance I: Deadlines (Fristen)

Die Team-Mit­glieder wer­den drei Tage vor Ablauf der Frist benachrichtigt. Wem dies zu knapp vorkommt, der kann sich das Tick­et ja zu einem früheren Ter­min wieder­vor­legen lassen.

Statt daß der Hüter der Fris­ten mit Warn­mel­dun­gen über­häuft wird, wenn sich die Dead­lines näh­ern, haben wir uns für die “erwach­senere” Lösung entsch­ieden, hier “nur” für den Überblick zu sor­gen und es der täglichen Rou­tine des Chefs anheimzustellen, die entsprechen­den Ansicht­en zu besuchen. Als da wären: eine Dead­line-Kalen­der-Ansicht, in dem man Dead­lines per drag&drop ver­schieben kann, eine nach Dead­line geord­nete Liste mit noch offe­nen Tick­ets sowie ein Report aus dieser Liste an promi­nen­ter Stelle auf der Podio-Start­seite.

Compliance II: Wiederkehrende Tickets

Nicht vergessen: jede Woche prüfen, ob zu den ver­schick­ten Rech­nun­gen auch Zahlung­se­ingänge gekom­men sind; monatlich einen Bericht mit Web­seit­en-Analyse-Dat­en für einen Kun­den anfer­ti­gen und die Umsatzs­teuer­vo­ran­mel­dung machen; rechtzeit­ig alles für den steuer­lichen Jahresab­schluß beisam­men haben — diese Auf­gaben schreien nach Automa­tisierung.

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Das Feld “Peri­o­den­dauer” ist kein Pflicht­feld und hat dementsprechend zunächst keinen Wert, wenn man ein Tick­et erstellt und nichts weit­er tut — die meis­ten Tick­ets sind ja auch keine wiederkehren­den. Mit einem Klick wählt man aus, wie lang die Peri­ode ist, in der sich das Tick­et immer wieder­holen soll, also Woche, Monat, Quar­tal oder Jahr.

Dann muß nur noch der erste Tag der Peri­ode einge­tra­gen wer­den. Der erste Tag der Woche ist ein Mon­tag, der erste eines Monats ein 1. und so weit­er, klar. Am Mor­gen des hier einge­tra­ge­nen Tags um 7:15 wird automa­tisch das aktuelle Tick­et “gek­lont” und beim gek­lon­ten Tick­et als 1. Tag der Peri­ode der erste Tag der Fol­gepe­ri­ode einge­tra­gen. Die meis­ten Felder wer­den über­nom­men (Name, Beschrei­bung, Dead­line (plus Peri­o­den­dauer *zwinker*), Aufwand, Pro­jekt, Team, Freiga­be, Peri­o­den­dauer). Ein Wieder­vor­lage-Datum wird nicht einge­tra­gen, der Sta­tus wird auf “Ein­gang” geset­zt, das “dran”-Feld ist leer.

Es wird mit anderen Worten für die jew­eils näch­ste Peri­ode ein neues Tick­et erstellt, bei dem alle weit­er­hin aktuellen Infor­ma­tio­nen von der vor­ange­gan­genen Peri­ode über­nom­men wer­den (die das Tick­et in der Sache charak­ter­isieren), die übri­gen Felder des neuen Tick­ets jedoch “jungfräulich” bleiben (die mit dem Prozeß sein­er Erledi­gung zu tun haben).

Unter dem Feld “1. Tag der Peri­ode” wird, um Fehler zu ver­mei­den, die Datum­seingabe geprüft. Es wer­den zum einen nur Datum­sangaben “ok” gefun­den, die in der Zukun­ft liegen, so daß der Work­flow zum Klo­nen des Tick­ets über­haupt getrig­gert wird, und zum anderen wird geprüft, ob bei wöchentlich­er Peri­o­den­dauer auch ein Mon­tag eingegeben wurde, bei monatlich­er ein 1. und so weit­er.

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Etwas mehr als ein Gim­mick: aus der aus­gewählten Peri­o­den­dauer und dem angegebe­nen 1. Tag der Peri­o­den wird die Beze­ich­nung des Tick­ets automa­tisch um die Peri­ode ergänzt, für die das Tick­et gilt, in diesem Beispiel die 30. Kalen­der­woche des Jahres 2015.