Ein Podio-Workspace für den RehaVerein Ulm, eine soziale Einrichtung für psychisch kranke Menschen, die, wie viele ähnliche Organisationen, Dienstleistungen im Bereich Konfektionierung, Verpackung, Versand anbietet – der RehaVerein packt und verschickt für Gutes von hier Geschenkkartons. Anders als bei vielen anderen Aufträgen kommen hier kontinuierlich Bestellungen herein, so daß das Bedürfnis nach einem regelrechten Warenwirtschaftssystem aufkam.

Auftragserfassung

Zunächst ist nicht jede Bestellung, die bei uns im Online-Shop ankommt, einer der Kartons, die vom RehaVerein gepackt werden (es gibt auch Kartons für andere Regionen, im Moment Neckar-Alb und Brandenburg), und wir erhalten auch Bestellungen per Telefon, Mail und so weiter. Es ist also nicht mit einem Zugang zum Online-Shop getan. In der Aufträge-App werden von uns manuell alle Pack- und Versandaufträge angelegt.

Aufträge als Liste

Es gibt Textfelder für eine Bestellnummer und für eine Lieferadresse. Kunden, die häufiger beliefert werden, sind in der „Großkunden“-App erfaßt, die von einem Feld in der Aufträge-App referenziert werden kann – dies hat den Vorteil, daß man nach diesen Kunden filtern kann und eine Lieferanschrift nur einmal zu erfassen braucht. Es können bis zu drei verschieden Geschenkboxen in einer Bestellung erfaßt werden (was sich leicht erweitern ließe, sollten Bestellungen mit mehr als drei verschiedenen Produkten häufiger vorkommen). Die Boxen, in der „Boxen“-App angelegt, sind referenziert und können per Dropdown ausgewählt werden. Man muß dann nur noch die Anzahl der jeweils zu verschickenden Boxen eingeben, speichern, fertig.

Die Aufträge haben einen Status, der die Werte „Eingang“, „als nächstes“, „packen“, „fertig zum Versand“ und „versendet“ annehmen kann. Mit der Podio-Kartenansicht läßt sich so eine prima Kanban-Tafel (oder neudeutsch Board) bewerkstelligen:

Aufträge Board

Die Aufträge können wie Post-It-Zettel auf einem Whiteboard von links nach rechts geschoben werden, um so den Arbeitsfluß zu organisieren.

Lose

Nun wird natürlich nicht erst dann produziert, wenn ein Auftrag eingeht, sondern immer eine arbeitswirtschaftlich sinnvolle Menge gleicher Kartons auf einmal im vor hinein. Diese nennt man Charge oder Los. Ein Los in der Lose-App kann immer nur einen Karton betreffen. Z.B. im Bild in der ersten Zeile 3 Exemplare der SECHS SCHWABEN 0%, Status „in Arbeit“. Podio erzeugt eine „Unique Number“, wenn man hier einen Eintrag anlegt, d.h. sorgt dafür, daß jedes Los ein für alle mal gekennzeichnet ist. Die Losnummer kann man dann auf die Kartons stempeln und so die Rückverfolgbarkeit gewährleisten.

Lose

So, das waren die beiden Apps, mit denen die Arbeit organisiert wird. Jetzt muß daraus noch ein Warenwirtschaftssystem werden, das es vor allen Dingen ermöglicht zu erkennen, ob ein Artikel, Etikett oder Verpackungsmaterial nachbestellt werden muß.

Kartons

Dazu muß zunächst Podio mitgeteilt bekommen, was zur Produktion eines Kartons alles benötigt wird. Dies leistet die Kartons-App. Hier gibt es für jede Box einen Eintrag, der zur unten näher beschriebenen Bestände-App, in der alle Artikel, Etiketten, Anleitungen, Kartons etc. angelegt sind, referenziert und so mit den Bestandteilen des Kartons „bevölkert“ wird. In der Kartons-App werden die beauftragten (Aufträge-App) und die produzierten (Lose-App) Kartons aufsaldiert und dann die Salden voneinander abgezogen, um so die Zahl der Boxen auf Lager zu ermitteln.

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Anlieferungen

Jetzt fehlt nur noch ein Schritt, bevor die Bestände errechnet werden können: der Wareneingang muß erfaßt werden (der Warenausgang ist ja durch die Boxen in der Aufträge-App erfaßt). Dies passiert in der Anlieferungen-App. Hier wird pro Eintrag einmal zur Bestände-App referenziert und so der angelieferte Artikel auswählbar gemacht. Die Stückzahl der Anlieferung eingeben, speichern, fertig.

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Der Wert „Anlieferung“ wird automatisch ausgewählt, es muß schnell und einfach gehen bei der Warenannahme. Mehr Zeit hat man bei der Inventur oder einer Korrekturbuchung, wofür es eigene Kategorien gibt.

Bestände

Die Apps Aufträge, Lose und Anlieferungen sind die Orte, an denen im laufenden Betrieb Eingaben gemacht werden. Die Boxen-App dient nur zur Referenzierung und Kalkulation, und dasselbe trifft auch für die Bestände-App zu. Neue Eintragungen muß man hier nur machen, wenn eine neue Box eingepflegt wird; ansonsten werden nur Werte abgelesen und im Hintergrund gerechnet.

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Die Tabelle listet auf, wie viel Stück von einem Artikel oder Material insgesamt angeliefert wurden (dazu wird auf die Boxen-App zugegriffen, denn es sind ja nur bestimmte Artikel und Materialien in einem Karton drin), und wie viel Stück davon bereits verpackt wurden. Die Differenz daraus ist der Bestand. Falls dies nicht der Fall sein sollte: Korrekturbuchung in der Anlieferungen-App.

Auf der Startseite des Raums gibt’s dann noch einen Report, der alle Artikel und Materialien mit einem Bestand von unter 50 Stück auflistet sowie einen Report über offene Aufträge.

Fehlt noch eine wesentliche Funktion eines einfachen Warenwirtschaftssystems? Jetzt müßte Podio für den RehaVerein nur noch automatisch bestellen… was sich auch mit Podio-Bordmitteln hinbekommen ließe (der RehaRaum läuft bis hierher ohne API und PHP-Code!), aber dazu sollten die Lieferanten am besten auch auf Podio gezerrt werden.

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