Bei den Anforderungen an eine Projektmanagement-Umgebung für die Hanauer Agentur marketingworkx stand neben dem Bedürfnis nach transparenten und strukturierten Arbeitsprozessen auch das Thema “Termine” weit oben auf der Liste. Wir haben eine Tickets-App gebaut, die nicht nur bei der Einhaltung von Fristen und Erledigung regelmäßiger Aufgaben hilft, sondern Datumsangaben auch nutzt zur Fokussierung von Teams auf das, was anliegt.
Strukturierte Arbeitsprozesse: Tickets und das Kanban-Board
Ein Ticket ist ein generisches Projektmanagement-Objekt, d. h. kann Verschiedenes abbilden: ein Arbeitspaket, eine Kundenanfrage, ein Bug, ein zu erstellendes Dokument oder was auch immer zu erledigen ist. Tickets gehören zu einem Projekt, Tickets haben ein Team, das für die Erledigung zuständig ist, und ggf. muß jemand freigeben, was das Team abgeliefert hat.
Ein neu angeleges Ticket bekommt automatisch den Status “Eingang”. Das Team zieht sich als nächstes anliegende Tickets auf, nun ja, “als nächstes” und, wenn die Arbeit daran losgeht, auf “in Bearbeitung”. Buchstäblich “ziehen” kann man die Tickets in einer speziell für den Status gemachten Ansicht, nämlich dem Kanban-Board oder der Kanban-Tafel:
Die Tickets müssen “von links nach rechts”, und auf dem Team-Board “Meine Team-Tickets” sind alle Tickets sichtbar, bei denen der eingeloggte Mitarbeiter Team-Mitglied ist.
Fokussierung: Wiedervorlage und das “dran”-Board
Es können mitunter unübersichtlich viele Tickets sein, bei denen ein Mitarbeiter zum Team gehört. Um die angezeigten Tickets auf die für das einzelne Team-Mitglied gerade anliegenden zu beschränken, gibt es das “dran”-Feld. Zusätzlich zum Team-Feld können sich Team-Mitglieder hier eintragen (oder von Anderen eingetragen werden, die delegieren wollen) mit dem Ergebnis, daß in der Ansicht “Meine “dran”-Tickets” nur die Tickets auf dem Kanban-Board stehen, bei denen man selbst “dran” ist.
Neben dem manuellen Eintrag im “dran”-Feld kann dieser auch nach Datum automatisch erfolgen. Statt daß man sich bei “dran” austrägt und sich selbst eine Aufgabe mit Enddatum und Benachrichtigung erstellt, die einen daran erinnern soll, sich wieder einzutragen, kann man dies auch auf Team-Ebene tun, und zwar mit dem Wiedervorlage-Feld.
Wenn man hier ein Datum einträgt, werden bei Erreichen des Datums automatisch alle Team-Mitglieder bei “dran” eingetragen (was es natürlich nur bringt, wenn man dort nicht schon drinsteht) und benachrichtigt. Die, die das Ticket nicht betrifft, müssen sich manuell wieder austragen — etwas lästig, aber so wird die Wiedervorlage zu einem das ganze Team ein mal beschäftigenden Vorgang, was der Erledigung Vorschub leisten könnte.
Compliance I: Deadlines (Fristen)
Die Team-Mitglieder werden drei Tage vor Ablauf der Frist benachrichtigt. Wem dies zu knapp vorkommt, der kann sich das Ticket ja zu einem früheren Termin wiedervorlegen lassen.
Statt daß der Hüter der Fristen mit Warnmeldungen überhäuft wird, wenn sich die Deadlines nähern, haben wir uns für die “erwachsenere” Lösung entschieden, hier “nur” für den Überblick zu sorgen und es der täglichen Routine des Chefs anheimzustellen, die entsprechenden Ansichten zu besuchen. Als da wären: eine Deadline-Kalender-Ansicht, in dem man Deadlines per drag&drop verschieben kann, eine nach Deadline geordnete Liste mit noch offenen Tickets sowie ein Report aus dieser Liste an prominenter Stelle auf der Podio-Startseite.
Compliance II: Wiederkehrende Tickets
Nicht vergessen: jede Woche prüfen, ob zu den verschickten Rechnungen auch Zahlungseingänge gekommen sind; monatlich einen Bericht mit Webseiten-Analyse-Daten für einen Kunden anfertigen und die Umsatzsteuervoranmeldung machen; rechtzeitig alles für den steuerlichen Jahresabschluß beisammen haben — diese Aufgaben schreien nach Automatisierung.
Das Feld “Periodendauer” ist kein Pflichtfeld und hat dementsprechend zunächst keinen Wert, wenn man ein Ticket erstellt und nichts weiter tut — die meisten Tickets sind ja auch keine wiederkehrenden. Mit einem Klick wählt man aus, wie lang die Periode ist, in der sich das Ticket immer wiederholen soll, also Woche, Monat, Quartal oder Jahr.
Dann muß nur noch der erste Tag der Periode eingetragen werden. Der erste Tag der Woche ist ein Montag, der erste eines Monats ein 1. und so weiter, klar. Am Morgen des hier eingetragenen Tags um 7:15 wird automatisch das aktuelle Ticket “geklont” und beim geklonten Ticket als 1. Tag der Periode der erste Tag der Folgeperiode eingetragen. Die meisten Felder werden übernommen (Name, Beschreibung, Deadline (plus Periodendauer zwinker), Aufwand, Projekt, Team, Freigabe, Periodendauer). Ein Wiedervorlage-Datum wird nicht eingetragen, der Status wird auf “Eingang” gesetzt, das “dran”-Feld ist leer.
Es wird mit anderen Worten für die jeweils nächste Periode ein neues Ticket erstellt, bei dem alle weiterhin aktuellen Informationen von der vorangegangenen Periode übernommen werden (die das Ticket in der Sache charakterisieren), die übrigen Felder des neuen Tickets jedoch “jungfräulich” bleiben (die mit dem Prozeß seiner Erledigung zu tun haben).
Unter dem Feld “1. Tag der Periode” wird, um Fehler zu vermeiden, die Datumseingabe geprüft. Es werden zum einen nur Datumsangaben “ok” gefunden, die in der Zukunft liegen, so daß der Workflow zum Klonen des Tickets überhaupt getriggert wird, und zum anderen wird geprüft, ob bei wöchentlicher Periodendauer auch ein Montag eingegeben wurde, bei monatlicher ein 1. und so weiter.
Etwas mehr als ein Gimmick: aus der ausgewählten Periodendauer und dem angegebenen 1. Tag der Perioden wird die Bezeichnung des Tickets automatisch um die Periode ergänzt, für die das Ticket gilt, in diesem Beispiel die 30. Kalenderwoche des Jahres 2015.
Schlagwörter: Anforderungen, Frist, Mitarbeiter, Podio, Projektmanagement, wiederkehrend, Wiedervorlage, Workflow